Gérez le temps de travail dans l'entreprise avec une badgeuse numérique

Pourquoi acheter une badgeuse numérique ? 

Une badgeuse numérique, ou aussi appelée pointeuse numérique est un dispositif de pointage et de collecte de données des salariés. Véritable outil de gestion biométrique, vous avez ainsi la possibilité de gérer les horaires de vos salariés, et donc de contrôler les allées et venues au sein des lieux de travail. 

Différence avec une pointeuse classique

Lorsque vous pensez à un dispositif de pointage vous pensez sûrement à la pointeuse mécanique. La pointeuse mécanique est la pointeuse de base. Elle permet d’enregistrer les horaires d’entrées et de sorties des salariés, et de pouvoir ensuite les visualiser. Le mécanisme est relativement simple : vous retrouvez les horaires enregistrées par la pointeuse. C’est un dispositif simple et efficace. Toutefois, il se trouve limité dès lors que l’entreprise comptabilise un certain nombre d’employés. En effet, avec ce type de pointeuse, c’est directement au service des ressources humaines, ou à l’employeur de vérifier le respect de chaque horaire par les salariés afin d’avoir une gestion des horaires parfaite. Si l’entreprise comptabilise une dizaine de salariés (petite entreprise) cela fonctionne tout à fait. Toutefois, dans une grande entreprise, il est possible de se perdre dans la gestion du temps de présence, ce qui peut engendrer des conflits. Dès lors, si l’entreprise compte plus d’une centaine de salariés, la badgeuse numérique sera plus adaptée parce qu’elle analyse les données et les traite. 

Les avantages de la badgeuse numérique 

La badgeuse numérique présente un bon nombre d’avantages : c’est un très bon appareil permettant de contrôler les heures d’arrivée des salariés. Il garantit une traçabilité fluide pour éviter tout conflit.

Un traitement efficace des données 

La badgeuse numérique va permettre un traitement efficace des données et, par corrélation, va permettre un gain de temps non négligeable au service des ressources humaines. Pour un seul employé, un grand nombre d’informations doivent être collectées : heures supplémentaires, RTT, absences, présences, congés… Dès lors, la pointeuse numérique peut être reliée à un logiciel de traitement de données pour gérer toutes ces informations : le logiciel permettra d’exporter les données et de les organiser. Tout sera informatisé, numérisé, et vous n’aurez plus rien à faire. Fini les incertitudes quant à la présence ou l’absence de vos salariés dans l’entreprise. C’est un système de contrôle efficace d’accès aux locaux de l’entreprise. 

Multiples choix dans l’identification des salariés 

La badgeuse numérique laisse plusieurs méthodes d’enregistrement pour les salariés: 

• le lecteur biométrique (fingerprint) ou lecteur d'empreintes digitales : les salariés s’enregistrent simplement grâce à leurs empreintes digitales. Le logiciel de pointage concentre toutes les empreintes digitales de tous les salariés. Dès lors, les empreintes de chaque salarié doivent être répertoriées sur un registre unique sur le PC ou dans la machine directement (certaines machines permettent d’enregistrer jusqu’à 2000 empreintes digitales). Les capteurs d’empreinte digitale sont équipés de capteurs intelligents qui permettent d’identifier les changements environnementaux (humidité etc.), ou même des petites coupures aux doigts. Dès lors, le terminal biométrique sera toujours efficace et fiable.

• la reconnaissance faciale : certaines badgeuses très modernes permettent aux employés de s’identifier par reconnaissance faciale. 

• le code PIN ou le mot de passe : pour les salariés hostiles à l’idée de répertorier leurs empreintes digitales, il est possible de s’enregistrer le matin directement à l’aide d’un code, qui leur est propre. 

• la carte RFID: c’est une carte de radio-identification. Cette carte, personnelle à chaque salarié, permet d’enregistrer les entrées et les sorties grâce au lecteur de badge

Vous pouvez ainsi mettre aux oubliettes le badge magnétique ! Vos employés n’auront aucune excuse quant à l’oubli de leurs badges puisqu’une authentification par simple reconnaissance digitale / faciale / ou par code suffira ! Vous pourrez gérer le temps de vos employés plus facilement et suivre la fréquentation en temps réel.

Un contrôle des horaires optimal 

Ce système de pointage va permettre un contrôle d’accès à l’entrée du bâtiment. Elle permet donc, grâce à un logiciel de gestion, de gérer les plannings des salariés. Cela vous permettra par exemple de générer un taux d’absentéisme de chaque salarié, de comptabiliser les heures travaillées, répertorier les retards, et ainsi de ne pas avoir de problème lors de la réception par les salariés de leur fiche de paie. Ce sont bien souvent les heures supplémentaires effectuées qui causent problème entre un employeur et son salarié : avec une pointeuse biométrique, toutes les données sont collectées. Ainsi, si un problème surgit, vous n’aurez qu’à consulter ces données. Grâce à un port USB il sera facile de brancher une clé USB pour pouvoir ainsi récupérer les données et les sécuriser

Une organisation du travail efficace

Cet appareil permet d’optimiser la gestion du temps de travail. En tant qu’employeur vous pourrez ainsi pour rendre compte du travail effectif dans l’entreprise. Vous pourrez ainsi vous apercevoir des heures de travail des salariés et ainsi revoir l’organisation de votre entreprise pour plus de productivité.

Une connexion simple et une faible consommation d'énergie 

Certains employeurs sont réfractaires à l’idée d’installer une badgeuse numérique dans leur entreprise en raison de son coût. Toutefois, la plupart des badgeuses sont conçues pour réduire la consommation d’énergie. Ainsi, vous pourrez par exemple paramétrer le mode veille de l’appareil pour mettre en place une réelle gestion de la consommation d’énergie. 

D’autre part, l’installation de l'appareil peut paraître fastidieuse mais c’est tout le contraire. En effet, la badgeuse est directement reliée à un PC et permet ainsi de recueillir les données reçues de la machine. 

Précautions légales à prendre quant à l’installation d’une badgeuse numérique 

La badgeuse numérique peut être mal perçue par les salariés qui peuvent avoir l’impression d’être sans arrêt surveillés. Dès lors, un employeur qui met en place dans son entreprise un système de traitement de données personnelles, comme c’est le cas d’une badgeuse numérique (biométrie, contrôle facial, etc.) doit respecter les règles en vigueur. Il n’est plus tenu d’une déclaration auprès de la CNIL  (Commission nationale de l’informatique et des libertés) depuis le 25 mai 2018 (entrée en vigueur du règlement européen du 27 avril 2016 (RGPD)). Toutefois, l’employeur doit tout de même effectuer certaines formalités. 

Il doit documenter les caractéristiques du traitement des données (dans le cas de la badgeuse : stockage de l’identité des salariés, heure d’entrée et de sortie), il doit pouvoir prouver la proportionnalité de l’installation d’un dispositif de traitement des données, et respecter les principes de protection des données.  Par ailleurs, il est également tenu d’une information des salariés (consultation des instances représentatives du personnel / représentants du personnel). 

Dès lors, si vous êtes employeur et que vous souhaitez investir dans une badgeuse numérique, pensez à effectuer ces formalités pour se mettre en conformité sous peine de sanctions civiles et pénales. De plus, toutes les preuves obtenues à l’aide de la badgeuse (sur, les horaires de travail pour un licenciement par exemple), ne pourront pas être produites en justice. 

La badgeuse numérique est donc une solution de gestion efficace et optimale. C’est un contrôleur de la durée du travail des employés automatisé pour ainsi pointer son arrivée et son départ. Ce dispositif biométrique vous apportera de la facilité d’organisation. Yonis Shop propose une large gamme de badgeuses à prix cassés. Profitez de la livraison gratuite et du paiement sécurisé sur Yonis Shop !